ที่แถบเมนูซ้าย กด เอกสารซื้อ แล้วเลือก ซัพพลายเออร์ จากนั้นกด สร้างใหม่ กรอกชื่อ เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่ และเครดิต ข้อมูลนี้จะถูกดึงขึ้นใบสั่งซื้อและใบกำกับซื้อภายหลัง

1. 1ชื่อซัพพลายเออร์ — ชื่อที่โผล่บนใบสั่งซื้อและใบกำกับซื้อ
2. 2ข้อมูลกรมสรรพากร — ค้นจากเลขผู้เสียภาษี ระบบช่วยเติมชื่อและที่อยู่
3. 3เลขผู้เสียภาษี 13 หลัก — จำเป็นเมื่อบันทึกใบกำกับที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม
4. 4เครดิต — กำหนดเงื่อนไขชำระเงินกับผู้ขาย
5. 5ภาษีมูลค่าเพิ่ม — ค่าเริ่มต้นตอนสร้างใบสั่งซื้อ

เปิด เอกสารซื้อ → ใบสั่งซื้อ แล้วกด สร้างใบสั่งซื้อ จะเจอแบบฟอร์มเหมือนหน้าตัวอย่างด้านล่าง เลขที่เอกสารขึ้นต้นด้วย PO ระบบสร้างให้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์เอง

1. 1เลขที่ PO — ระบบสร้างให้อัตโนมัติ มีป้ายอัตโนมัติข้างเลขที่
2. 2วันที่เอกสาร — กดปฏิทินเพื่อเปลี่ยนวันสั่งซื้อ
3. 3ชื่อผู้ขาย — พิมพ์แล้วเลือกรายชื่อ หรือใส่ชื่อใหม่ได้
4. 4ข้อมูลกรมสรรพากร — กดแล้วค้นหาจากเลขผู้เสียภาษี
5. 5เครดิต — ไม่มี เงินสด หรือเครดิตเป็นวัน
6. 6เลขผู้เสียภาษี — ควรครบ 13 หลักถ้าจะคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม
7. 7ภาษีมูลค่าเพิ่ม — รวมภาษี แยกภาษี หรือไม่มีภาษี

ส่วน ผู้ขาย อยู่ถัดจากหัวเอกสาร กรอกให้ครบก่อนจะทำต่อได้เร็วและลดการแก้ทีหลัง

1. กด ข้อมูลกรมสรรพากร ใส่เลขผู้เสียภาษี 13 หลัก แล้วให้ระบบดึงชื่อกับที่อยู่มาให้
2. หรือพิมพ์ในช่อง ชื่อผู้ขาย แล้วเลือกรายชื่อที่มีอยู่แล้วในระบบ
3. ตรวจ ที่อยู่ ให้ตรงกับที่จะใช้บนเอกสาร
4. ตรวจ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ถ้าจะคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องครบ 13 หลัก
5. ถ้าต้องการใส่เบอร์โทร อีเมล หรือชื่อผู้ติดต่อ กด ข้อมูลผู้ติดต่อ → แสดงข้อมูล

ส่วน เงื่อนไขราคา กำหนดวิธีคิดภาษี ส่วนลด และเครดิตก่อนใส่สินค้า จะได้เห็นยอดสุทธิถูกต้องตั้งแต่ต้น

ในส่วน สินค้า ใส่ชื่อสินค้า จำนวน หน่วย และราคาต่อหน่วยให้ตรงใบเสนอราคาของผู้ขาย ระบบคำนวณยอดให้อัตโนมัติ

1. ในช่องสินค้า พิมพ์ค้นหาแล้วเลือกรายการจากระบบ ระบบจะช่วยเติมหน่วยและราคา
2. ใส่จำนวนและราคาต่อหน่วยให้ตรงใบผู้ขาย แล้วกด + เพิ่มสินค้า ถ้ามีหลายรายการ
3. ตรวจกล่องสรุปมุมขวา: มูลค่าสินค้า ภาษี และ รวมสุทธิ
4. ใส่หมายเหตุหรือแนบไฟล์ใบเสนอราคาผู้ขายได้ที่ส่วน เอกสารอื่นๆ
5. กด บันทึกเอกสาร มุมล่างขวา

เมื่อของถึงคลัง กลับไปหน้ารายการใบสั่งซื้อ กดเมนูสามจุดของใบที่ รอรับสินค้า หรือ รับบางส่วน แล้วเลือก รับเข้า ระบบจะเปิดหน้าต่างให้ใส่จำนวนที่รับจริง แล้วสร้างใบรับสินค้าเข้า (GRN) พร้อมเพิ่มสต็อก

1. เปิด เอกสารซื้อ → ใบสั่งซื้อ
2. หาใบสถานะรอรับสินค้า หรือรับบางส่วน กดเมนูสามจุด แล้วเลือก รับเข้า
3. ใส่จำนวนที่นับได้จริงในช่องรับครั้งนี้ (รับไม่ครบได้)
4. กด สร้าง GRN

หลังรับเข้าสำเร็จ ระบบสร้างรายการตั้งหนี้ให้อัตโนมัติที่ เอกสารซื้อ → ใบกำกับภาษี สถานะเริ่มต้นคือ รอบันทึกใบกำกับ และอ้างอิงเลข GRN กับ PO ไว้แล้ว อย่าสร้างใบกำกับซื้อเปล่าเอง

เมื่อได้ใบกำกับภาษีจากผู้ขายแล้ว เปิดรายการรอบันทึก ใส่เลขที่ใบกำกับ วันที่ และวันครบกำหนดชำระ แล้วกดบันทึก สถานะจะเปลี่ยนเป็น ตั้งหนี้แล้ว

1. จากรายการใบกำกับ กดเมนูสามจุด แล้วเลือก บันทึกใบกำกับภาษี
2. ใส่ เลขที่ใบกำกับภาษีผู้ขาย ตามใบจริง
3. ตรวจวันที่ใบกำกับ วันครบกำหนด และยอดสุทธิให้ตรงใบ
4. ใส่หัก ณ ที่จ่ายถ้ามี แล้วกด บันทึกใบกำกับภาษี

ถ้าใบกำกับผู้ขายมียอดไม่ตรงหลังตั้งหนี้แล้ว ให้สร้างใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้โดยอ้างอิงใบกำกับที่บันทึกแล้ว จากเมนูใบกำกับ หรือจาก เอกสารซื้อ → ใบลดหนี้ / ใบเพิ่มหนี้ → สร้างจากใบกำกับภาษีซื้อ